O Piloto Automático
É evidente que estamos vivendo em um ambiente de negócios cada vez mais complexo, com perda de produtividade na maioria dos setores produtivos. Em geral, as metas impostas pelas organizações não estão sendo atingidas.
Porque, então, na maioria das organizações, os gestores e profissionais seguem no piloto automático e não questionam se o que fazem em suas rotinas colabora ou impede alcançar o resultado estabelecido como meta?
Teoricamente, ao implantar o SGQ, uma organização visa garantir que os seus principais procedimentos que relacionam processos, colaboradores e resultados desejáveis sejam identificados e controlados pela organização (atendendo à ISO 9001). Mas isto evidentemente não é suficiente para sobreviver nos difíceis tempos atuais.
Documentos para atender Auditorias
E porque na prática o que se vê é um distanciamento da “documentação fria”?
Em primeiro lugar, é comum detectar uma “abordagem institucional” no que tange à Gestão da Qualidade, o que é uma aplicação errônea da proposta da norma, que foi concebida para instrumentalizar as equipes das organizações para melhorarem continuamente o seu desempenho.
O que aqui denominamos “abordagem institucional” é a prática de fazer processos para a auditoria, apenas com o objetivo de se obter a certificação/recertificação.
Em segundo lugar, a própria cultura herdada da Revolução Industrial de fazer e entregar resultados, sem criticar o método, com a finalidade de validar a eficiência da rotina, é outro motivo para a queda de produtividade e escassez de melhorias nos processos.
Os profissionais e gestores somente ficam ocupados com as suas próprias “velhas” rotinas durante toda a jornada de trabalho e não “sobra” tempo para a análise crítica dos processos e muito menos para a identificação de oportunidades de melhorias.
Em terceiro lugar, a inexistência dos ativos de conhecimento na organização coloca em risco inclusive a operação das rotinas já consolidadas.
A maior parte das atividades e processos realizados diariamente não estão documentadas e não há registro do que se faz, de como se faz e nem do porquê se faz.
Nesse cenário, tudo continua funcionando, até que algum elo da cadeia produtiva se ausente.
Caso algum dos profissionais detentores do conhecimento saia da organização, a sua substituição não ocorre com garantia de manutenção da performance anterior. Para treinar o novo integrante será necessário que outro profissional que realiza função similar ou um superior se desloque e acompanhe o novo trabalhador até que este consiga assimilar os conhecimentos básicos da função. Em ambos os casos, ocorre o prejuízo decorrente das horas trabalhadas de quem se ocupa em treinar o novo profissional e não há garantia de que ao final do período de treinamento ele esteja apto a desempenhar satisfatoriamente a função. Este processo, cada vez mais frequente nos períodos de crise que vivemos, é um dos principais fatores para a perda de produtividade dos setores produtivos.
Os Ativos de Conhecimento (AC´s)
Se não há tempo dedicado, metodologia estruturada, validação da informação, não há ativo de conhecimento.
Informação não mapeada não tem valor duradouro para a organização. Se a informação não for consolidada e documentada de modo a possibilitar seu emprego e atualização ao longo do tempo, não são gerados os Ativos de Conhecimento (AC) da organização.
O que é um Ativo de Conhecimento?
É uma estrutura de conceitos, informações e instruções organizados e gerenciados como uma entidade única e viva dentro de uma empresa.
É o conhecimento que realmente agrega valor na organização !.
O valor dos ACs aumenta em relação direta com o número de pessoas que podem fazer uso do seu conteúdo.